Как удалить скрытые персональные данные из документов Microsoft Office. Как сохранить текстовый документ и переименовать его Как удалить автора из документа word

Когда вы создаете, открываете или сохраняете документ в Microsoft Word 97 документ может содержать информацию, которую вы не хотите предоставлять другим пользователям при распространении документа в электронном виде. Эта информация называется "метаданными". Метаданные используются для различных целей для расширения возможностей редактирования, просмотра, хранения и извлечения документов Microsoft Office.

Некоторые метаданные легко доступны через пользовательский интерфейс Microsoft Word; другие метаданные только получить доступ гораздо сложнее, таких как открытие документа в редакторе низкого уровня двоичных файлов. Ниже приведены некоторые примеры метаданных, которые могут храниться в документах:

• Ваше имя
• Инициалы
• Название компании или организации
• Имя компьютера
• Имя сетевого сервера или жесткого диска, сохранения документа
• Другие свойства и сводные сведения о файлах
• Невидимые элементы внедренных объектов OLE
• Имена Предыдущие авторы документа
• Версий документа
• Версии документа
• Сведения о шаблоне
• Скрытый текст
• Комментарии

В статье приводятся различные методы, которые можно использовать для уменьшения объема метаданных, содержащихся в документах Word.

Метаданные создаются в различными способами в документах Word. Таким образом это не единственный метод, который можно использовать для устранения такого содержимого из документов. В следующих разделах описаны области, где могут храниться метаданные в документах Word.

Как удалить имя пользователя из программы

Можно просмотреть или изменить имя пользователя. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

1. В меню Сервис выберите команду Параметры . Перейдите на вкладку Сведения о пользователе . .
   Вы должны увидеть следующие поля:
   

   Имя
   Инициалы
   Почтовый адрес

2. Если не хотите информацию в свои документы, содержащие идентификационной строки вводятся или пробелы в соответствующие поля и нажмите кнопку ОК , чтобы принять изменения.

Новые документы, создаваемые будет содержать эту информацию, а не значения по умолчанию, введенное при установке Office. Тем не менее существующие документы уже может содержать эту информацию.

Удаление кратких личных сведений

При создании или сохранении документа в Word, сводные данные могут сохраняться в документе. Существует несколько методов, которые можно использовать для доступа к этой информации.

• Откройте документ. В меню файл выберите команду Свойства . Документ , Статистика , содержимое и Прочие вкладки могут быть заданы различные свойства, такие как ваше имя, имя его руководителя и название организации.
• В проводнике Windows щелкните правой кнопкой мыши документ и выберите команду Свойства в контекстном меню. Как выше, вкладки в диалоговом окне Свойства могут содержать информацию.
• Имеется возможность использовать Visual Basic для приложений макроса или другой программный код для чтения свойств, отображаемых в диалоговом окне Свойства . .

Можно удалить краткие личные сведения из существующего документа или шаблона. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

1. Откройте документ или шаблон.
2. В меню файл выберите команду Свойства .
3. На вкладке Сводка снимите автора , Диспетчер , компании и все другие поля, которые необходимо распространять.
4. На вкладке Настройка
5. ОК . В меню файл нажмите кнопку Сохранить . В меню файл выберите командуЗакрыть . .

После выполнения этих действий документ не должен содержать сводные свойства.

Удаление кратких личных сведений, при подключении к сети

Если вошли в сети, сетевое имя пользователя может появиться в Автор поле на вкладке " Сводка " и в поле Автор на вкладке Статистика редактирования при сохранении документа. Это может произойти, даже если все личные данные были удалены с компьютера.

Чтобы удалить сведения из документа при работе в сети, выполните следующие действия.

1. Если документ хранится на сетевом сервере, скопируйте его на локальный жесткий диск.
2. Запустите компьютер, но не входите в систему к сети. Когда появится диалоговое окно входа сети, нажмите кнопкуОтмена или нажмите клавишу ESCAPE.

   Примечание Если не удается запустить Windows, нажав клавишу ESCAPE (например, компьютер работает под управлением Windows NT), не может продолжить выполнение процедуры.

3. Откройте документ.
4. В меню файл выберите команду Свойства .
5. На вкладке " Сводка " снимите Автор , Руководитель , компании и все остальные поля, содержащие данные, которые не будут распространяться.
6. На вкладке Настройка удалите все свойства, содержащие сведения, которые не будут распространяться.
7. Когда закончите, нажмите кнопку ОК . В меню файл нажмите кнопку Сохранить . В меню файл выберите командуЗакрыть . .

При входе в сеть, не открывайте этот файл. В противном случае сетевое имя пользователя может быть записан в файл. Тем не менее можно использовать проводник Windows для копирования файла на сетевом сервере или на дискете.

Как удалить комментарии в документах

В Microsoft Word существует возможность добавления комментариев к документам. Обычно примечания содержат имя пользователя, создавшего их, таким образом, можно сказать, кто написал их.

Примечания обычно отображаются как выделенный текст; Щелкните правой кнопкой мыши в поле комментарий и нажмите кнопку Удалить примечание .

Все новые комментарии, созданные не должен содержать имя пользователя, поскольку удалено из диалогового окнаПараметры , как показано выше.

Удаление верхних и нижних колонтитулов из документов

Верхние и нижние колонтитулы в документах могут содержать идентификационные сведения. Чтобы удалить сведения из верхних и нижних колонтитулов, выполните следующие действия.

1. В меню Вид выберите команду Колонтитулы . .
2. Верхний и нижний колонтитулы отображаются в верхней и нижней части каждой страницы в документе; Измените их, как требуется.
3. Когда вы закончите, нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы . .

Удаление записанных исправлений

Документы могут содержать записанные исправления, которые позволяют узнать, кто внес изменения в документ. При утверждении или отклонении исправлений текст сохраняется в документе и исправлений удаляются.

Отключение FastSave

Функция быстром ускоряет процесс сохранения документа, сохранив только изменения, внесенные в документ.

Реализована функция быстром текст, который необходимо удалить из документа могут остаться в документе, даже после сохранения документа. Если имеются опасения относительно удаленного текста в документах, выполните следующие действия.

1. В меню Сервис выберите пункт Параметры .
2. Выберите вкладку Сохранение . .
3. Снимите флажок "Быстрое сохранение ". Нажмите кнопку ОК .

Примечание В Microsoft Word 97 SR-1 и более поздних версиях быстром функция отключена по умолчанию.

Как найти и удалить текст отформатирован как скрытый

В документах Word имеется возможность форматирования текста как скрытые. Поскольку скрытый текст может содержать сведения, которые не следует распространять, может потребоваться отобразить и удалите его. Чтобы удалить весь текст в документе, отформатированный как скрытый, выполните следующие действия:

1. В меню Сервис выберите пункт Параметры . Выберите вкладку Вид . .
2. Установите флажок скрытый текст и нажмите кнопку ОК .
3. В меню Правка выберите пункт Заменить .
4. Чтобы развернуть диалоговое окно, нажмите кнопку Дополнительные . .
5. Щелкните в поле ввода рядом с Найти .
6. Нажмите кнопку Формат и выберите команду Шрифт . Установите флажок скрытый и нажмите кнопку ОК .
7. Нажмите кнопку Заменить все .

Весь скрытый текст удаляется из документа. Чтобы отключить отображение скрытого текста, выполните следующие действия.

1. В меню Сервис выберите пункт Параметры . Выберите вкладку Вид . .
2. Снимите флажок скрытый текст . Нажмите кнопку ОК .

Удаление гиперссылок из документов

Удаление стилей из документов

Документы могут включать стили, содержащие метаданные. Можно удалить эти стили или переименовать их. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

1. Откройте документ, содержащий стили.
2. В меню Формат выберите команду стиль .
3. Выберите стиль, который нужно удалить или переименовать. Щелкните Удалить , чтобы удалить стиль илиИзменить его.

Удаление старых версий файлов из документов

Word имеется функция версии файла, можно сохранить несколько версий одного документа в одном файле. Можно удалить старые версии документа перед обмениваться с другими пользователями.

Чтобы удалить один или несколько версий документа, выполните следующие действия.

1. В меню файл выберите команду версии .
2. Выберите версию документа, которую требуется удалить. Можно выбрать более одной версии, нажав клавишу CTRL при их выборе.
3. Нажмите кнопку Удалить .
4. Когда закончите, удаление старых версий из документа, нажмите кнопку Сохранить в меню файл . .

Удаление связей из кодов полей

Связанные изображения и другие объекты в документах Word могут содержать информацию о связи, например путь к связанному изображению или объекту. Из документа можно удалить информацию о связи, изменив коды полей.

Чтобы отобразить коды полей, выполните следующие действия.

1. В меню Сервис выберите пункт Параметры . Выберите вкладку Вид . .
2. Установите флажок коды полей . Нажмите кнопку ОК .

После коды полей отображаются, можно проверить ли они содержат подробные сведения см.

Чтобы удалить информацию о связи из связанного изображения или другого объекта, выполните следующие действия.

1. Выберите связанный рисунок или объект. Или выделите код поля для изображения или объекта, если коды полей отображаются.
2. Нажмите сочетание клавиш CTRL + SHIFT + F9.

Изображения или объекта теперь является несвязанным. Обратите внимание, что отмена связи изображения или объекта могут привести быть недоступный для редактирования.

Удаление шаблона имя и расположение

Все документы, созданные в Word основаны на шаблоне. По умолчанию это файл шаблона Normal.dot, расположенные в папке "Шаблоны". Тем не менее можно создать документ, основанный на другой шаблон в другом месте. Путь и имя этого шаблона, хранятся в свойствах документа.

Чтобы просмотреть имя и расположение шаблона, выберите в меню файл команду Свойства и перейдите на вкладкуСводка . .

Даже если шаблон с документом не отправляется, данный документ содержит имя и расположение шаблона. Чтобы изменить имя и расположение шаблона не содержащими идентификационных значений, выполните следующие действия:

1. В меню Сервис выберите команду Шаблоны и надстройки .
2. Нажмите кнопку присоединить .
3. Выберите шаблон, который имеет имя и местоположение, которые не являются конфиденциальными, ни уникальными. Например так как каждый компьютер с установленной программой Microsoft Word имеется файл Normal.dot, можно выбрать.
4. Нажмите кнопку Открыть . Нажмите кнопку ОК .

Примечание Шаблон может содержать макросы, элементы автотекста, пользовательские стили и пользовательские панели инструментов. Изменение шаблонов может сделать некоторые из этих элементов недоступными в документ.

Удаление сведений о маршруте

При отправке документа по электронной почте, используя маршрут, сведения о маршрутизации могут быть присоединены к документу. Чтобы удалить эту информацию из документа, необходимо сохранить документ в формате, который не содержит сведений о маршруте.

В Microsoft Word сохраните документ в формате HTML или RTF (формат RTF). Закройте и снова откройте новый файл. Так как теперь отсутствует сведений о маршруте, теперь можно сохранить документ в формате Microsoft Word.

Можно также выполнить следующие действия:

1. Отключите быстром с помощью инструкциям, приведенным выше.
2. В меню файл выберите пункт Отправить и нажмите кнопку Другой адресат .
3. Нажмите кнопку Очистить для удаления маршрута. Нажмите кнопку ОК .
4. В меню Файл выберите команду Сохранить .

Документ будет сохранен без любых сведений о маршруте.

Как удалить имена Предыдущие авторы

Microsoft Word хранит имена последних 10 человек, которые работали над документом в документе. Это автоматическая функция, не может быть отключен.

Тем не менее имена авторов, последние 10 из документа можно удалить путем сохранения документа в формате, который не содержит таких сведений. Например при сохранении документа в формате HTML или RTF (формат RTF) разработки информация будет потеряна. Затем можно закрыть и снова открыть документ RTF и HTML и сохраните его в формате Microsoft Word.

Как удалить свое имя из кода Visual Basic

При записи макроса Visual Basic в Word записанного макроса начинается с заголовка, подобное приведенному ниже:

" Macro1 Macro " Macro recorded 3/11/1999 by

Чтобы удалить свое имя из записанных макросов, выполните следующие действия.

1. Откройте документ, содержащий макросы.
2. В меню Сервис укажите на пункт макрос и выберите команду Редактор Visual Basic
3. В окне проекта дважды щелкните модуль, содержащий макросы.
4. Удаление имени из записанного макроса.

По завершении удаления своего имени, нажмите клавишу ALT + Q, чтобы вернуться в программу. Нажмите кнопкуСохранить в меню файл . .

Как удалить Visual Basic ссылки на другие файлы

В редакторе Visual Basic существует возможность создать ссылку на другой файл. При открытии документа, содержащего ссылки на другие файлы, он может просматривать имена файлов, на которые имеются ссылки.

1. Откройте документ, содержащий ссылки.
2. В меню Сервис укажите на пункт макрос и выберите команду Редактор Visual Basic . Или нажмите клавиши ALT + F11.
3. В меню Сервис выберите команду ссылки .
4. Снимите флажок рядом с указанного файла или файлов. Когда закончите, нажмите кнопку ОК .
5. Нажмите клавиши ALT + Q.
6. В меню Файл выберите команду Сохранить .

Как удалить сведения о жестком диске или сети

При сохранении документа на локальном жестком диске или на сетевом сервере, данные, идентифицирующие локальный жесткий диск или сетевой сервер может быть записан в документ.

Эту информацию можно удалить из документа. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

1. Откройте документ.
2. В меню файл выберите команду Сохранить как . Сохраните документ для дисковода гибких дисков (как правило, A:).
3. В меню файл выберите команду Закрыть .
4. Выньте дискету из дисковода гибких дисков.

Теперь можно использовать проводник Windows для копирования документа с гибкого диска в любой жесткий диск или сетевой сервер.

Примечание : из-за ограниченности места на дискете (обычно 1,44 МБ), этот метод не может использоваться, если размер файла превышает объем свободного места на дискете.

Внедренные объекты в документы могут содержать метаданные

При создании внедренного объекта в документе, он сохраняет свои собственные свойства, независимо от того, что сделать для документа. Например если внедрить книгу Microsoft Excel в документ Word, документ и книга имеет собственные свойства.

Можно удалить метаданные из внедренного объекта, активируя объект, удаление любых метаданных, как описано выше, повторная активация документом-контейнером (используя приведенный выше пример, это будет документ Word) и затем сохранить документ контейнера.

Примечание При активации объекта, внедренного в документ, отображается только часть внедренного объекта в документе; объект может содержать дополнительную информацию, которая не отображается. Если требуется, чтобы документ содержал только визуальные параметры внедренного объекта, а не его фактическое содержимое, Вырезать объект и воспользуйтесь Специальная вставка элемента в меню Правка , вставить объект в документ, используя формат метафайла. После этого можно больше не изменить внедренный объект; Тем не менее он не содержит все метаданные.

Как удалить уникальные идентификаторы из документов Office

Из-за разработки программы, включенные в Microsoft Office 97 документы, созданные или сохранен в программах Office 97 могут содержать уникальный идентификатор.

• Всякий раз, когда вы не за компьютером, защитите его с защищенную паролем экранную заставку, пароль при включении питания или функцию блокировки Windows NT.
• Если на компьютере есть общие папки, убедитесь, что применять пароли для их таким образом, чтобы доступ к ним только авторизованным пользователям. Усовершенствовании безопасности с помощью управления доступом на уровне пользователей, таким образом, можно управлять точно кто имеет доступ к общим ресурсам на компьютере.
• При удалении файла немедленно очистите корзину. Возможно потребуется программа, полностью стирает или перезаписывает файлы при их удалении.
• При создании резервной копии данных, хранения файлов резервной копии в безопасном месте, например сейф, банковская ячейка или запирающийся шкаф. Храните одну копию резервных копий в надежном расположении, в случае, если основной склад непригодна для использования.
• Важные документы должна быть защищена паролем, чтобы убедиться, что только авторизованные пользователи могут открывать их. Пароли должны храниться в безопасных отдельном месте. Обратите внимание, что если вы не помните пароль, восстановить содержимое документа, защищенного паролем.
• Не распространяйте документы в электронной форме. Вместо этого распечатывайте их. Не использовать идентификационные элементы как отдельные шрифты, водяные знаки, логотипы или Специальная бумага, если необходимости (например, для презентации).
• Электронная почта не является анонимным. Если имеются опасения относительно ваши личные каким-либо образом в документ не электронной почты документа.
• Не пересылайте документы через Интернет с помощью протокола HTTP или FTP. Информация, передаваемая через эти протоколы отправляется в обычный текст", что означает, что это технически возможно (Однако маловероятно) для него могут быть перехвачены.

По умолчанию автор документа – это пользователь, чьё имя было указано при установке Word. Это имя можно изменить или указать другого основного автора, а также добавить или удалить дополнительных авторов документа.

Примечание: Иллюстрации для этой статьи взяты из Word 2013.

Убедитесь, что открылся раздел Сведения (Info). Обратите внимание, что в группе параметров Связанные пользователи (Related People) в качестве автора указано имя из дополнительных свойств документа. Чтобы добавить ещё одного автора, нажмите Добавить пользователя (Add an author) под именем пользователя.

Введите имя автора в поле ввода. Если в адресной книге есть какие-то контакты, имена которых совпадают с тем, что Вы вводите, они появятся во всплывающем окне. Если среди них есть имя человека, которого нужно указать в качестве автора, его можно выбрать из этого списка.

Другой способ добавить авторов – отредактировать параметр Автор (Author) в дополнительных свойствах документа . На панели Сведения (Info) нажмите кнопку Свойства (Properties) и выберите из выпадающего меню Дополнительные свойства (Advanced Properties).

Обратите внимание, что в открывшемся диалоговом окне на вкладке Документ (Summary) добавленный автор отображается в поле Автор (Author). В это поле можно добавить несколько авторов, разделяя их имена точкой с запятой.

Ещё добавлять и удалять авторов можно при помощи Области сведений о документе . На панели Сведения (Info) нажмите кнопку Свойства (Properties) и из выпадающего меню выберите Показать область сведений о документе (Show Document Panel).

Над открытым документом появится область сведений. Добавляйте или удаляйте авторов в поле Автор (Author) таким же образом, как мы это делали в диалоговом окне Дополнительные свойства (Advanced Properties). Не забывайте разделять имена авторов точкой с запятой.

Как сохранить текстовый документ и изменить его имя. Вы создали документ в текстовом редакторе Word, сохранили его, но через некоторое время поняли, что его лучше переименовать и переместить в другое место. По умолчанию все файлы текстового редактора Word сохраняются в папке «Mои документы» и через некоторое время их накапливается там столько, что найти нужный файл (как найти файл читайте ) бывает очень проблематично. Лучше сразу сохранять все файлы в определенных папках и определенном месте, чтобы потом не гадать, что это за файл и где его искать.

После того, как вы закончили работу с документом, перейдите в меню Файл и

В поле Имя файла открывшегося диалогового окна будет представлено текущее имя документа. Обычно это первая строка созданного документа.

Слева выберите место для сохранения файла. У меня на рисунке выбран Рабочий стол . В поле Имя файла замените название на новое.

Чтобы сохранить свой документ в новой папке, щелкните в окне сохранения документа на кнопке Создать новую папку (значок папки с желтой звездочкой в правом верхнем уголке наверху этого окна, где написано слово «Сервис»). Сразу же переименуйте папку как вам необходимо.

Если документ уже был давно создан, то его можно открыть и переименовать таким же способом, как описано выше, но тогда у вас будет два файла. Один под старым названием, другой – под новым.

Лучше такой файл переименовать не открывая его. Щелкните правой кнопкой мыши по файлу и выберите в выпадающем меню запись Переименовать . Название файла окраситься в синий цвет. Установите курсор до точки с

21327

П о умолчанию создаваемый в редакторе Microsoft Word файл использует в качестве имени автора документа имя пользователя, которое было им введено при регистрации программы либо же имя пользователя компьютера. Но, как и все метаданные, имя автора не является намертво привязанным к Word-документу. Вы не можете редактировать свойства автора на своём компьютере, но легко можете удалить запись о самом авторе, а на его место назначить себя, то есть стать автором или лучше сказать, владельцем документа.

Вот как это можно сделать в Microsoft Word 2013. Откройте документ, нажмите Файл , остановитесь на самом первом разделе «Сведения» и посмотрите в нижнюю левую часть окна редактора. Там вы увидите пункт «Связанные пользователи» . Эти пользователи - автор и редактор, который последним вносил в документ исправления. Вполне может статься, что документ и вовсе не будет иметь своего автора. Если же он окажется на месте, вы сможете просмотреть его карточку контакта (что это такое, будет сказано ниже) , изменить его имя или вовсе удалить.

А ещё вы можете персонализировать документ, добавив в качестве автора самого себя. Для этого кликаем по ссылке , вводим имя и жмём Ввод .

При этом будет выполнен поиск имени по адресной книге Word. Скорее всего в вашем случае программа сообщит, что совпадения не найдено. В этом же окошке жмём

И заполняем предложенные поля окошка . Это и есть то, что именуется карточкой контакта.

Она может содержать разную информацию об авторе: его ФИО, адрес электронной почты, телефон, факс, место жительства и работы, сертификаты безопасности, текстовые примечания и даже сведения о семейном положении. Это нужно, чтобы получившие документ другие люди смогли быстро связаться с автором. Как правило, частичного заполнения карточки контакта вполне хватает, чтобы предоставить об авторе исчерпывающие сведения. Если же кому этого покажется недостаточно, могут еще заполнить дополнительные поля свойств самого документа.

Инструменты для редактирования свойств Word-документа находятся немногим выше «Связанных пользователей» . Там есть разворачивающая меню стрелка и, если по ней кликнуть, появится меню с двумя опциями: «Показать область сведений о документе» и

И обе их можно использовать для добавления дополнительной информации.