Офис Microsoft exel имеет специальные сочетания клавиш, которые позволяют ускорить работу, а также выполнить практически все действия с клавиатуры без использования мыши. Для обычного пользователя одним из самых важных является не потерять результат своей работы. Настоятельно рекомендую вам запомнить сочетание клавиш для быстрого сохранения документа и завести привычку постоянно сохраняться.
Запись быстрыми клавишами.
В экселе есть два вида сохранения – запись с созданием нового имени, формата, места хранения, а также просто перезапись внесенных изменений в уже имеющийся документ.
Для того чтобы вызвать диалоговое окно "сохранить как" нажмите F12 . В появившемся окне укажите новое имя документа, здесь же можно выбрать, куда будет сохранен файл, задать формат и данные об авторе. Навигация в этом окне производится при помощи кнопок Tab, enter, Esc и курсора, где Tab – перемещение между действиями, enter – подтверждение выбранного действия, Esc – возврат, стрелки курсора – перемещение при выборе параметров.
Быстрое сохранение внесенных изменений в уже существующий файл выполняется комбинацией клавиш Ctrl + S
. При этом сохранение произойдет в тот файл, который открывался для правки.
Следует отметить, что если файл только создается, и еще ни разу не сохранялся, то нажатие Ctrl + S , будет равносильно нажатию горячей клавиши F12 и вызовет диалоговое окно.
Обычно рабочая книга Excel ассоциируется с файлом как одно целое. Но на самом деле это не совсем так.
Под понятием рабочей книги в Excel подразумевается файл. Но это не совсем так. Особенно в новых форматах XLSX. Точнее говоря книгу нужно понимать как целый набор файлов. Для пользователя же она является виртуальным аналогом скоросшивателя. То есть книга - это папка, а ее листы это файлы с документами которые она содержит.
Сохранение книги и ее эскиза в файл
С точки зрения пользователя персонального компьютера каждый файл состоит с трех частей:
- Название файла.
- Расширение (для Excel 2007 и старше это.xlsx).
- Содержание файла и его иконка.
Программа Excel позволяет сохранять эскизы документов. Сам эскиз представляет собой графическую миниатюру содержимого документа. Это очень удобно, когда в одной папке находится множество файлов рабочих книг и имени недостаточно чтобы вспомнить их содержимое.
Благодаря эскизам (миниатюрам) нет необходимости открывать каждый файл, чтобы найти нужный документ.
Для наглядного примера создадим новую книгу и сохраним ее с эскизом. Для создания новой книги нажмите меню «Файл» опция «Создать». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+N.
Примечание. При сохранении книги имя файла лучше задавать без расширения, чтобы избежать ошибок. Программа сама добавит нужное расширение.
В появившемся окне введите имя для файла, отметьте галочкой опцию «Сохранить эскиз» и нажмите на кнопку «Сохранить».
После сохранения книги в заголовке окна программы отображается имя текущего файла, а иконка файла будет отличаться графической миниатюркой его содержимого.
Дальше в процессе работы периодически нажимайте «Сохранить», чтобы не потерять данные (за исключением «Сохранить как», так как эта функция предложить сохранить путем создания нового документа в папке на диске).
Примечание. Длина имени документа не должна превышать 255 символов. Недопустимо использовать для имени спецсимволы (* ? / и т.п.). В одной папке нельзя сохранять два документа с одинаковыми именами.
Когда мы видим документ Excel в папке нам не всегда видно его расширение. Это зависит от настроек операционной системы Windows. По умолчанию расширения спрятаны. Но при желании можно включить отображение расширений в настройках Windows: «Панель управления»-«Параметры папок»-«Вид» и убираем галочку «скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов».
Программа Excel имеет несколько способов сохранить таблицу Excel
. Сохранить свою таблицу как шаблон Excel. Сохранить Excel в pdf, т.д.
Первый способ.
Если мы нажимаем на крестик в красном прямоугольнике, расположенном в правом верхнем углу таблицы, то наша таблица сохранится там, где мы её открыли, закроется.
Например, мы открыли таблицу на рабочем столе, выбрав из контекстного меню «Лист Microsoft Office Excel». Книга сохранится на рабочем столе.
Второй способ.
Если мы открыли книгу Excel через «Пуск».
Подробнее смотрите в статье «
Как открыть лист Excel (создать на рабочем столе) ».
В этом случае, при сохранении книги Excel (когда нажмем на крестик в правом верхнем углу), выйдет такое диалоговое окно.
Программа Excel
, с помощью этого диалогового окна, спрашивает нас, куда мы хотим сохранить нашу книгу.
В левом верхнем списке этого окна перечислены папки, в которые можно сохранить книгу Excel.
А в правом верхнем списке перечислены папки, которые находятся в выделенной папке из левого списке.
Например, на картинке: выделена папка «Общие» и в этой папке находятся папки: «Общая музыка», «Общие видео», т.д.
Если нажмем на кнопку «Новая папка» (вверху окна), то создастся новая папка. Эту папку подписываем. Два раза щелкаем по ней левой мышкой, папка откроется.
Если эта папка новая, то в ней будет написано «Эта папка пуста».
Если мы откроем папку не новую, а ту, которая у нас уже есть, то в ней появятся все папки, которые в ней уже есть.
В окне «Сохранение документа» в разделе «Имя файла» пишем название нашей книги (на любом языке) и нажимаем «Сохранить».
Если нужно сохранить книгу Excel на рабочем столе
, то выбираем в диалоговом окне «Сохранение документа» - «Рабочий стол» из левой части диалогового окна. Книга сохранится на рабочем столе, но не закроется.
Третий способ.
Мы создаем большую сложную таблицу в течение продолжительного времени. Чтобы не потерять эти данные, нужно периодически сохранять таблицу, не закрывая её. Для этого нажимаем кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу.
Данные в нашей таблице сохранятся, но таблица останется открытой и можно продолжить работать в ней.
Четвертый способ.
Мы открыли книгу Excel на рабочем столе, долго в ней работали. У нас получилась, готовая для работы, таблица и мы хотим её сохранить, но не на рабочем столе, а в специальной папке.
Для этого нажимаем кнопку «Сохранить как» в левом верхнем углу. Ещё можно вызвать диалоговое окно "Сохранить как", нажав на клавишу на клавиатуре ноутбука, ПК - F12.
Появится диалоговое окно «Сохранение документа». Затем действуем по схеме, описанной в этой статье во втором способе.
Книга сохранится в выбранной нами папке, но и останется на рабочем столе. Проверив книгу Excel в папке, с рабочего стола – можно удалить.
Пятый способ.
Можно настроить автосохранение книги, чтобы Excel периодически во-время работы в таблице, сохранял изменения, чтобы не потерялись данные при сбое. Смотрите статью об этом "Автосохранение в Excel ".
Мы сделали свою хорошую таблицу, бланк, другой документ. Теперь хотим сохранить его как шаблон для дальнейшей работы. Как это сделать, смотрите в статье "
Сохранить свою таблицу как шаблон Excel
".
Для выполнения новой работы пользователь использует вновь созданную книгу Excel. Если ее не записать на диск (то есть не сохранить), то при случайном отключении компьютера (выходе из программы) вся информация будет потеряна, так как книга находится только в оперативной памяти компьютера. Если работа, которая проделана вами в новой книге, может пригодиться в будущем, сохраните эту книгу на жестком диске компьютера.
Любой из указанных способов приведет к появлению диалогового окна Сохранение документа (рис. 1.5). Нажав на кнопку раскрывающегося списка Папка , выберите наименование диска, на котором необходимо сохранить документ.
Рис. 1.5. Диалоговое окно "Сохранение документа" с раскрытым списком "Папка"
На диске укажите папку, где будет храниться информация. Если такая папка отсутствует, создайте ее, нажав кнопку Создание папки . В результате появится диалоговое окно Создание папки (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Диалоговое окно "Создание папки"
В поле Имя диалогового окна Создание папки введите имя создаваемой папки, например Изучаем Excel. После нажатия кнопки ОК в поле списка Имя диалогового Сохранение документа появится новая папка с присвоенным именем. Щелкнув мышью на имени этой папки, откройте ее. Если есть необходимость, внутри данной папки создайте следующую, для чего повторите команды, использовавшиеся при создании предыдущей папки. Таким образом создается иерархическая структура папок для хранения информации
В поле списка Имя файла введите имя файла (рис. 1.7), а в завершение нажмите кнопку ОК.
Рис. 1.7. Диалоговое окно "Сохранение документа" с именем файла, внесенным в соответствующее поле
Сохранение файла также выполняется при нажатии кнопки Сохранить стандартной панели инструментов.
Если документ еще ни разу не сохранялся, то появится диалоговое окно Сохранение документа. Если же файлу ранее уже было отведено место на диске, то произойдет лишь обновление информации. Сохранить документ можно также с помощью комбинации клавиш или .
В большинстве случаев вы наверняка будете сохранять свои книги в текущем формате файл (XLSX). Но иногда может потребоваться сохранить книгу в другом формате, например для более ранней версии Excel, в текстовый файл или в файл PDF или XPS. Просто помните, что всякий раз, когда вы сохраняете книгу в другом формате файла, часть его форматирования, данных и функций не может быть сохранены.
Список форматов (также называемые типы файлов) вы можете (и не может открывать или сохранять в Excel 2013-файла, который отображается в конце этой статьи.
Преобразование книги Excel 97-2003 в текущий формат файла
Если вы открыли книгу Excel 97-2003, но вам не нужно хранить ее в этом формате файла, просто преобразуйте книгу в текущий формат файла (XLSX).
В меню Файл выберите команду Сведения .
Нажмите кнопку Преобразовать .
Поддерживаемые Excel форматы файлов
В Excel 2013 вы можете открывать и сохранять файлы проектов в перечисленных ниже форматах.
Форматы файлов Excel
Формат | Расширение | Описание |
|---|---|---|
|
Книга Excel |
Стандартный формат файлов Excel 2007-2013, основанный на языке XML. В этом формате нельзя сохранять код макросов Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) и листы макросов Microsoft Office Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Книга Strict Open XML |
Версия ISO Strict формата файла книги Excel (XLSX). |
|
|
Лист Excel (код) |
Формат Excel 2007–2013 на основе XML с поддержкой макросов. В этом формате можно сохранять код макросов VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Двоичная книга Excel |
Формат двоичных файлов (BIFF12) для Excel 2007-2013. |
|
|
Стандартный формат файлов Excel 2007-2013 для шаблонов Excel. Не позволяет сохранять код макросов VBA, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM). |
||
|
Шаблон (код) |
Формат файлов с поддержкой макросов для шаблонов Excel в приложениях Excel 2007-2013. В этом формате можно сохранять код макросов VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Книга Excel 97-2003 |
Формат двоичных файлов Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8). |
|
|
Шаблон Excel 97- Excel 2003 |
Формат двоичных файлов Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8) для хранения шаблонов Excel. |
|
|
Книга Microsoft Excel 5.0/95 |
Формат двоичных файлов Excel 5.0/95 (BIFF5). |
|
|
Таблица XML 2003 |
Формат файлов XML-таблиц 2003 (XMLSS). |
|
|
Данные XML Data |
Формат данных XML. |
|
|
Надстройка Microsoft Excel |
Формат файлов надстроек Excel 2007-2013 на основе XML с поддержкой макросов. Надстройка - это программа, обеспечивающая возможность выполнения дополнительного кода. Позволяет использовать проекты VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Надстройка Excel 97-2003 |
Надстройка Excel 97-2003, дополнительная программа, предназначенная для выполнения дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA. |
|
|
Книга Excel 4.0 |
Формат файла Excel 4.0, в котором сохраняются только обычные листы, листы диаграмм и макросов. В приложении Excel 2013 можно открыть книгу в этом формате, но сохранить в нем файл Excel нельзя. |
Форматы текстовых файлов
Формат | Расширение | Описание |
|---|---|---|
|
Формат для Lotus, с разделителями - пробелами. Сохраняет только активный лист |
||
|
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, - для использования в другой операционной системе Microsoft Windows - и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист. |
||
|
Текст (Макинтош) |
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, - для использования в операционной системе Макинтош - и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист. |
|
|
Текст (MS-DOS) |
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, - для использования в операционной системе MS-DOS - и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист. |
|
|
Текст в кодировке Unicode |
Сохраняет книгу в виде текста в кодировке Unicode, стандартной кодировке символов, разработанном Unicode Consortium. |
|
|
CSV (разделители - запятые) |
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, - для использования в другой операционной системе Windows - и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист. |
|
|
CSV (Макинтош) |
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, - для использования в операционной системе Макинтош - и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист. |
|
|
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, - для использования в операционной системе MS-DOS - и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист. |
||
|
Формат обмена данными. Сохраняет только активный лист. |
||
|
Формат Symbolic Link. Сохраняется только активный лист. |
Примечание: Если вы сохраните книгу в любом текстовом формате, будут потеряны все элементы форматирования.
Другие форматы файлов
Формат | Расширение | Описание |
|---|---|---|
|
dBase III и IV. Файлы этого формата можно открывать в Microsoft Excel, но сохранять файлы Microsoft Excel в формате dBase нельзя. |
||
|
Таблица OpenDocument |
Таблица OpenDocument. Файлы приложения Excel 2010 можно сохранять в формате, который позволяет открывать их в редакторах электронных таблиц, поддерживающих формат таблиц OpenDocument, таких как Google Docs или OpenOffice.org Calc. Таблицы в формате ODS также можно открывать в приложении Excel 2010. При сохранении и открытии ODS-файлов может быть потеряно форматирование. |
|
|
PDF. Этот формат файла сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить. Формат PDF также удобно применять для печати документов в типографии. |
||
|
Документ XPS |
Этот формат файла сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить. |
Форматы файлов, использующие буфер обмена
Если вы скопировали данные в буфер обмена в одном из следующих форматов файлов, вы можете вставить их в Excel, используя команду Вставка или Специальная вставка (Главная > Буфер обмена > Вставка ).
Формат | Расширение | Идентификаторы типа буфера обмена |
|---|---|---|
|
Рисунки в формате Windows Metafile (WMF) или Windows Enhanced Metafile (EMF). Примечание: Если вы скопируете метафайл Windows (WMF) из другой программы, Microsoft Excel вставит рисунок в виде расширенного метафайла (EMF). |
||
|
Точечный рисунок |
Рисунки, сохраненные в растровом формате (BMP). |
|
|
Форматы файлов Microsoft Excel |
Двоичные форматы файлов для Excel версий 5.0/95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) и приложения Excel 2013 (BIFF12). |
|
|
Формат Symbolic Link. |
||
|
Формат обмена данными. |
||
|
Текст (разделители - знаки табуляции) |
Текстовый формат со знаками табуляции в качестве разделителей. |
|
|
CSV (разделители - запятые) |
Формат с разделителями-запятыми |
|
|
Форматированный текст (разделители - пробелы) |
RTF. Только из Excel. |
|
|
Внедренный объект |
GIF, JPG, DOC, XLS или BMP |
Объекты Microsoft Excel, объекты правильно зарегистрированных программ, поддерживающих OLE 2.0 (OwnerLink), а также Picture или другой формат презентации. |
|
Связанный объект |
GIF, JPG, DOC, XLS или BMP |
OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture или другой формат. |
|
Объект-рисунок Office |
Формат рисованного объекта Office или Picture (EMF) |
|
|
Отображаемый текст, текст OEM |
||
|
Веб-страница в одном файле |
Веб-страница в одном файле (MHT или MHTML). Этот формат файла объединяет встроенные рисунки, приложения, связанные документы и другие вспомогательные элементы, на которые есть ссылки в документе. |
|
|
Веб-страница |
Формат HTML. Примечание: Если вы скопируете текст из другой программы, Microsoft Excel вставит этот текст в формате HTML независимо от формата исходного текста. |
Форматы файлов, не поддерживаемые в Excel 2013
Указанные ниже форматы файлов больше не поддерживаются, поэтому вы не сможете открыть файлы этих форматов или сохранять файлы в этих форматах.
Для работы с данными книги в программе, которая больше не поддерживается, попробуйте выполнить указанные ниже действия.
Найти в Интернете компанию, выпускающую конвертеры файлов для форматов, не поддерживаемых Excel.
Сохраните книгу в другом формате файла, который можно открыт в другой программе. Например сохраните книгу в электронную таблицу XML или текстовый формат файла, который может поддерживаться в другой программе.
Книгу Excel 2007 и более поздних версий можно сохранить в формате предыдущих версий Excel, в файле текстового формата, а также в других форматах, таких как файлы PDF и XPS. Обычно сохранение происходит в формате XLSX, но формат файлов, используемый по умолчанию для сохранения, можно изменить. Если вы часто пользуетесь командой Сохранить как , можно добавить ее на панель быстрого доступа.
Сохранение книги Excel в файле другого формата
Важно: При сохранении книги в формате файла Excel другой версии форматирование и возможности, уникальные для Excel 2007 и более поздних версий, будут потеряны. Дополнительные сведения см. в статье Использование Excel с более ранними версиями Excel .
Откройте в Excel книгу, которую вы хотите сохранить в формате, подходящем для использования в другой программе.
На вкладке Файл выберите команду Сохранить как .
Примите имя, предложенное в поле Имя файла , или введите новое имя книги.
В раскрывающемся списке Тип файла выберите формат, подходящий для использования в другой программе.
Для прокрутки списка и отображения большего числа форматов используйте стрелки.
Примечание: В зависимости от типа активного листа (лист книги, лист диаграммы или другие типы листов) будут доступны разные форматы файлов для сохранения.
Сохранение файла другого формата в формате Excel 2007 и более поздних версий
Любой файл, который открывается в Excel 2007 и более поздних версий, можно сохранить в текущем формате книги Excel (XSLX). Таким образом вы сможете воспользоваться новыми возможностями, которые не поддерживаются в файлах других форматов.
Примечание: При сохранении книги, созданной в более ранней версии Excel, в формате книги Excel 2007 и более поздних версий некоторые возможности и часть форматирования могут быть потеряны. Сведения о неподдерживаемых функциях Excel 97–2003 см. в статье